La liste ci-dessous renferme des pratiques prometteuses concernant l’équité dans la nomination du personnel, et qui sont tirées de conventions collectives, de politiques et de guides. On recommande aux associations d’évaluer les formulations, les politiques et les pratiques des conventions collectives de leurs propres institutions par rapport aux énoncés de cet aide-mémoire en ayant pour objectif de les améliorer.

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Avant l’embauche :

• Énoncé d’un engagement institutionnel envers les principes de justice, d’équité, de diversité et d’inclusion (JEDI) qui est régulièrement communiqué à l’interne et à l’externe, assorti d’un plan d’action et d’un échéancier qui mesure la sous-représentation à tous les niveaux du corps professoral, et qui contient des mesures pour y remédier.
• Données intersectionnelles sur l’équité ventilées par unité et département, ainsi qu’au niveau de l’institution.
• Un Comité conjoint sur l’équité en matière d’emploi (CCEE) composé de membres de l’association et qui partage les données sur l’équité en matière d’emploi – notamment celles qui sont liées au personnel académique contractuel – définit des objectifs et assure le suivi du climat sur le campus, de l’embauche, des promotions et des départs.
• Formation du personnel académique relativement aux principes JEDI, convenue avec le CCEE. Cette formation pourrait être donnée par un tiers communément choisi, par l’entremise du Bureau des droits de la personne ou de l’équité, ou encore par l’entremise de pairs du corps professoral tout comme c’est le cas dans les comités sur les stratégies et tactiques de recrutement pour l’amélioration de la diversité et de l’excellence (STRIDE) du programme américain ADVANCE.
• Objectifs définis pour assurer la diversité par unité, service et institution pour tous les types de postes, à tous les niveaux.
• Formulation des affichages de poste acceptée par le CCEE qui reflète l’engagement envers l’équité et qui propose des accommodements.
• Approche proactive pour rehausser la diversité du corps professoral par l’entremise de différents éléments : programmes de postdoctorat, programme de chercheur invité, réseautage en ligne, conférences et associations spécialisées dans différentes disciplines.
• Langage utilisé dans les conventions collectives qui reflète l’engagement envers des objectifs de diversité en matière d’embauche et de promotion, une large définition des activités connexes à l’enseignement, à la recherche et au service, ainsi qu’un langage plus affirmé en matière d’équité.
• Engagement envers l’embauche de groupes et un programme de mentorat afin d’accroître la possibilité de maintien en poste.
• Diversité parmi les membres de comités de recherche de candidats et rotation régulière des membres. Si la même équipe est constamment choisie pour rechercher des talents, il y a fort à parier que le même genre de candidats sera retenu, année après année. Pour certitude, l’expertise, l’ancienneté, la disponibilité et la charge de service (notamment l’utilisation à répétition des mêmes membres du personnel académique sous-représentés) peuvent limiter les options. Il faut éviter un modèle selon lequel un certain type de personnel académique doit (ou ne doit pas) faire partie du comité de recherche.
• Engagement à reconnaître le temps, l’effort et le travail émotionnel de membres du personnel académique sous-représentés au sein de comités de recherche; souligner l’importance de ce travail par l’attribution de ressources et la reconnaissance.

Pendant le processus de sélection :

• Les membres du comité d’embauche s’entendent sur la structure, la forme et les modes d’évaluation.
• Les membres du comité d’embauche s’entendent spécifiquement sur les critères du poste liés à l’enseignement, la recherche et l’excellence du service, en évitant les notions vagues de respect des critères; les membres créent un système de grille pour l’analyse des candidatures.
• Évaluation des critères compris dans l’affichage de poste.
• Affichages de poste distribués dans des médias non traditionnels, auprès de corporations professionnelles et de groupes d’affinités ainsi que dans la communauté afin de les faire connaître.
• Utilisation de moyens proactifs pour faire connaître le poste à pourvoir sur des réseaux et auprès de professeures et de professeurs diversifiés.
• Création de possibilités pour que des candidats d’horizons divers puissent discuter de la culture et de l’environnement de travail avec des membres du personnel académique également issus de différents horizons.
• Formation aux membres des comités de recherche et d’embauche effectuée par l’entremise d’un programme de pairs du corps professoral comme STRIDE, le Bureau des droits de la personne ou de l’équité, ou encore par un tiers faisant l’objet d’un consensus.
• Si la liste restreinte des candidats choisis pour une entrevue écarte une personne qui s’est déclarée membre d’un groupe désigné, les raisons doivent en être fournies par écrit au CCEE, accompagnées des dossiers de toutes les personnes s’étant déclarées membres de groupes désignés qui ont soumis leur candidature pour ce poste. Le CCEE passera en revue l’évaluation des candidats par le comité d’embauche ainsi que les critères d’évaluation, et avisera le comité d’embauche quant aux étapes suivantes.

Après la sélection :

• L’association doit rencontrer le candidat retenu avant la signature d’une lettre d’offre.
• L’association doit recevoir la lettre d’offre signée afin d’aider à assurer l’équité en matière de rémunération.
• Une initiative de mentorat doit être mise en œuvre pour les nouveaux employés.
• Le ou les mentor(s) ainsi que l’association doivent apporter leur aide dans le cadre des demandes de permanence et de promotion.
• L’association doit apporter son aide dans la création de soutien destiné aux groupes identitaires sur le campus afin de réduire le plus possible l’isolement.
• L’association, de concert avec les membres de l’administration supérieure, doit évaluer les mises à jour régulières qu’ils reçoivent du CCEE à propos du recrutement et de la conservation des effectifs.
• Dans le cas où une unité ou un département sont incapables d’atteindre les objectifs en matière de diversité, le CCEE doit leur fournir une aide plus directe dans le cadre des processus de recrutement et de promotion.

Avant le passage à la permanence ou l’obtention d’une promotion :

• L’association doit organiser des ateliers sur la permanence ainsi qu’une rencontre personnelle avec le candidat afin de lui prodiguer du soutien et des conseils.
• S’assurer que les évaluations des étudiants sur l’enseignement ne sont incluses qu’à la demande du candidat.
• S’engager à mettre sur pied des comités diversifiés d’examen par les pairs ainsi que de la formation sur les principes JEDI. Inclure des membres de la communauté, comme les Aînés (en anglais) lorsqu’il est approprié de le faire.
• Passer en revue les critères d’évaluation en prenant en compte la partialité en matière d’indicateurs de rendement, d’évaluation de recherche (en anglais) et de reconnaissance de service ou d’enseignement.
• Renseigner les candidats sur les procédures et le processus de grief.