Les préoccupations relatives à la protection de la vie privée, à la confidentialité et à la légalité sont souvent citées comme des obstacles à la collecte et au partage de données complètes sur la main-d’œuvre. Vous trouverez ci-dessous certains des problèmes courants en matière de confidentialité, ainsi que les mesures qui peuvent être prises pour les résoudre.
La collecte de données sur l’équité est-elle légale?
La collecte de données est permise et conforme au cadre législatif canadien en matière de droits de la personne, notamment la Loi canadienne sur les droits de la personne et la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Il est prouvé que la collecte de données est un outil utile et essentiel à l’élaboration de stratégies rigoureuses d’équité en matière d’emploi 8.
La plupart des codes provinciaux sur les droits de la personne autorisent des programmes spéciaux qui traitent les groupes différemment afin de favoriser l’équité. Ces programmes visent à aider les groupes désavantagés et reconnaissent qu’il est important de s’attaquer au désavantage historique en protégeant les groupes spéciaux pour aider les groupes marginalisés. Si les questions sont volontaires et visent à accroître la représentation des groupes désavantagés, cette collecte de données est légale.
Les lois sur la protection de la vie privée diffèrent d’une province à l’autre, mais il existe généralement des dispositions qui permettent à un employeur de divulguer des renseignements personnels s’il est tenu de le faire en vertu d’une convention collective, ou si la divulgation se fait dans un but compatible avec la raison pour laquelle les renseignements sont recueillis. La divulgation de renseignements au syndicat dans le but de s’assurer de l’équité en matière d’emploi ou de l’absence de discrimination n’enfreint pas les lois sur la protection de la vie privée, mais les associations devraient consulter un avocat si elles ont des préoccupations à cet effet. Néanmoins, les associations doivent chercher à négocier les dispositions des conventions collectives afin d’assurer la divulgation de ces informations et de se conformer aux lois sur la protection de la vie privée.
Assurer la confidentialité
La divulgation de renseignements personnels sur des membres individuels ou des candidats à un emploi constitue la principale préoccupation relative aux lois sur la protection de la vie privée. Afin d’éviter toute violation potentielle de la vie privée, il est important que les données ne soient pas communiquées pour les petits groupes puisque cette façon de faire peut compromettre la confidentialité. En effet, la possibilité d’identifier des personnes est accrue lorsque les chiffres rapportés sont faibles. La transmission de données sous forme agrégée permet de protéger la vie privée des personnes. Le programme des Chaires de recherche du Canada recommande de supprimer les décomptes de données inférieurs à cinq lorsque les données sont communiquées, alors que l’Université de Toronto supprime les décomptes inférieurs à trois.
Il peut être particulièrement difficile pour les petits établissements ou départements de le faire. En général, il est préférable de recueillir des données afin que l’analyse soit la plus précise possible, mais en s’assurant toutefois qu’elles ne sont rendues publiques que de manière à ne montrer que les grandes tendances.
Certaines des techniques qu’utilise l’Université Ryerson pour résoudre ce problème peuvent être utiles : notamment, elle ne fournit pas le nombre exact de personnes dans un groupe, combine des secteurs ou des divisions de petite taille, et ne déclare pas les données des départements et des établissements universitaires ou des petites unités administratives qui ne peuvent pas être combinées avec d’autres unités de manière significative9.
8 Commission ontarienne des droits de la personne. « Comptez-moi! Collecte de données relatives aux droits de la personne », 26 novembre 2009 : http://www.ohrc.on.ca/fr/comptez-moi-collecte-de-donn%C3%A9es-relatives-aux-droits-de-la-personne.
9 Toronto Metropolitan University. « Privacy & Confidentiality: Diversity Self-ID reporting » : https://www.torontomu.ca/diversity-self-id/employees/privacy-confidentiality/.