L’ACPPU rembourse aux associations du personnel académique les frais de déplacement d’un participant désigné aux ateliers de l’ACPPU. Les frais remboursables comprennent le déplacement aller-retour par avion, train, autobus ou automobile entre la ville d’origine et Ottawa. Les correspondances faites en taxi ou en autobus du domicile à l’aéroport, à la gare ou au terminus ou de cet endroit au lieu où se tient l’atelier ne sont pas remboursées.
Les délégués doivent utiliser des transporteurs aériens syndiqués et loger dans des hôtels syndiqués, sauf si aucune autre option n’est possible.
Dans le but de réduire les émissions de carbone qui contribuent au changement climatique, les délégués devraient, dans la mesure du possible, privilégier des vols directs et des vols sur des appareils écoénergétiques. Il est recommandé aux délégués voyageant dans un rayon de 300 kilomètres d’Ottawa d’utiliser les moyens de transport en commun (train, autobus) ou de se tourner vers d’autres options comme le covoiturage.
1.1
Avion
Les billets d’avion doivent être réservés par l’entremise de l’agence de voyage de l’ACPPU, Corporate Traveller à Ottawa, par courriel (carley.simpson@corporatetraveller.ca) ou par téléphone (1-613-236-2444). Les frais sont directement portés au compte de l’ACPPU et payés par celle-ci. Les participants doivent assumer tous les coûts des modifications qu’ils apportent à leur réservation, sauf en cas d’urgence et sous réserve de l’approbation du directeur général.
Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu’un participant se déplace à la fois pour participer à un atelier de l’ACPPU et s’occuper d’affaires universitaires, et avec l’accord préalable de l'ACPPU, les billets d’avion (ou une portion calculée au prorata) sont remboursés à l’association.
1.2
Train ou autobus
Les participants aux ateliers s’occupent de faire leurs réservations de train ou d’autobus et soumettent à l’ACPPU leur demande de remboursement par l’intermédiaire de l’association.
1.3
Automobile
Par l’intermédiaire de l’association, l’ACPPU rembourse les participants qui utilisent leur voiture personnelle en fonction du taux de kilométrage courant. Le montant du remboursement des frais de kilométrage ne dépasse pas le tarif aérien le moins cher disponible au moment de la tenue de l’atelier.
1.4
Assurance accidents de voyage
L’ACPPU souscrit une assurance générale contre les accidents de voyage, qui protège les personnes devant se déplacer pour les affaires de l’ACPPU, jusqu’à concurrence de 100 000 $ par personne et par sinistre, selon l’importance de la réclamation.
1.5
Annulation de voyage
Les modalités ci-après s’appliquent dans le cas où une personne, qui a fait ses réservations d’avion par l’intermédiaire de l’agence de voyage de l’ACPPU, ne peut, le moment venu, assister à l’activité :
a) Lorsque survient (1) une urgence médicale pour laquelle le participant ou un membre de sa famille immédiate nécessite les soins d’un médecin ou une hospitalisation, ou (2) le décès d’un membre de la famille immédiate, l’ACPPU assume le coût des billets à la réception d’une lettre du médecin ou de l’hôpital.
b) Lorsque le participant doit rentrer chez lui hâtivement pour l’un des motifs mentionnés au paragraphe 1.5 (a) ci-dessus et doit, pour cela, modifier son itinéraire de voyage, l’ACPPU assume le coût de la modification du tarif si le changement d’itinéraire est effectué par l’intermédiaire de son agence de voyage.
c) Dans le cas d’une annulation ou d’un changement d’itinéraire pour un autre motif (p. ex. les nécessités du travail ou des raisons personnelles), l’ACPPU facture à l’association le coût des billets.
2.0
Hébergement et indemnités quotidiennes
L’ACPPU paie le coût de la chambre d’hôtel et les indemnités quotidiennes au taux approuvé pour chaque journée de l’activité, sous réserve des conditions suivantes :
a) Au plus trois soirs d’hébergement et trois jours d’indemnités quotidiennes.
b) Le coût des repas pris en charge par l’ACPPU est déduit de l’indemnité quotidienne totale.
c) Le coût total de l’hébergement et des indemnités quotidiennes (moins le coût des repas pris en charge) pour le nombre de jours de participation à l’atelier est réduit de 1 $ par membre et par jour, en fonction du nombre de membres pour lesquels l’association du personnel académique a payé au cours du mois précédant l’activité.
3.0
Garde des personnes à charge
Les participants peuvent demander le remboursement des frais qu’ils doivent engager pour assurer, à leur place, la garde des personnes à charge qui dépendent principalement d’eux pour leurs soins personnels, jusqu’à concurrence du nombre de jours indiqué dans la section 2.0 ci-dessus. Les personnes désirant recourir à de tels services de garde doivent en informer le secrétariat de l’ACPPU au moins deux semaines avant le début de l’activité et fournir une estimation des frais à engager au moyen du formulaire de réclamation des dépenses associées aux assemblées, réunions ou ateliers.
Approuvée par le Conseil de l’ACPPU en mai 2015.
Modifications de forme en avril 2021;
Modifications de forme en août 2023.