Plusieurs conventions collectives exigent de l’établissement qu’il recueille des données démographiques sur la main-d’œuvre. Les conventions collectives peuvent préciser que les données sont recueillies par le biais d’un processus d’auto-identification, indiquer la fréquence à laquelle les données sont recueillies, et définir la population visée par l’enquête et les groupes en quête d’équité.
L’Association du personnel académique de l’Université York (YUFA) et la section locale 3903 du Syndicat canadien de la fonction publique ont toutes les deux négocié des dispositions dans leur convention collective pour inclure les membres de la communauté LGBTQ2+ comme groupe visé par l’équité et collaboré à l’élaboration de questions connexes pour l’enquête d’auto-identification de l’Université. La YUFA et l’employeur ont également convenu de réviser l’enquête d’auto-identification pour permettre aux membres de s’identifier aux sous-catégories de minorités visibles définies dans le recensement canadien afin d’obtenir des informations plus complètes sur la représentation des membres des groupes racialisés3.
Les conventions collectives peuvent également obliger les établissements à communiquer ces informations à l’association. Par exemple, l’article 24 de la convention collective de l’Association des professeurs de l’Université Queen’s exige la collecte, la surveillance et la communication des données comme suit.
24.4 Collecte de données, surveillance et production de rapports
24.4.1 Lorsqu’il est informé qu’un comité de nomination entame un processus de recherche en vertu de la présente convention, le bureau de l’équité fournit au membre du comité de nomination désigné comme représentant de l’équité en vertu de l’article 24.2.2 un rapport à jour du nombre de membres du corps professoral qui se sont identifiés comme Autochtones, personnes handicapées, minorités visibles ou femmes au sein de l’unité. Le rapport identifiera également les groupes désignés qui sont sous-représentés (en utilisant la diversité des populations du Canada comme point de référence) afin que les comités puissent se conformer aux articles 24.3.3 à 24.3.4.
24.4.2 Le représentant en matière d’équité du comité est explicitement responsable de l’adhésion du comité aux règles et aux pratiques attendues qui assurent l’équité, de la collecte des données, et de la communication des informations requises au bureau de l’équité.
24.4.3 La forme de la collecte des données et de la production de rapports sur le processus des comités de nomination pour les postes de professeurs, de bibliothécaires et d’archivistes, ou des comités du personnel (à chaque étape), sera convenue par les parties dans les six (6) mois suivant la ratification de la présente convention, mais devrait être suffisamment détaillée pour permettre une fonction de contrôle par les parties.
24.4.4 Le bureau de l’équité surveillera les progrès réalisés au chapitre de l’équité en matière d’emploi au sein de l’unité de négociation et fera rapport de ses conclusions aux parties tous les trois ans. Le rapport du bureau de l’équité documentera les progrès réalisés pour atteindre les objectifs des articles 24.1 et 9. Le comité paritaire chargé de l’administration de la convention collective examinera le rapport du bureau de l’équité et (i) discutera des moyens d’améliorer l’équité en matière d’emploi et (ii) présentera toute recommandation visant à améliorer l’équité en matière d’emploi au Conseil de l’équité en matière d’emploi, aux doyens des facultés et au sénat4.
Les données recueillies par l’établissement et partagées avec l’association devraient documenter non seulement la représentation, mais aussi d’autres aspects de la progression de carrière. Par exemple, l’Association des enseignants de l’Université du Nouveau-Brunswick reçoit de tels renseignements par le biais de son comité d’équité en matière d’emploi.
Comité d’équité en matière d’emploi
51A.02 Dans un délai de vingt (20) jours suivant la conclusion de la présente convention collective, un comité d’équité en matière d’emploi doit être créé. Le comité mixte est composé de deux (2) coprésidents (un [1] nommé par chaque partie), ainsi que de deux (2) autres personnes nommées par l’Université du Nouveau-Brunswick et de deux (2) autres personnes nommées par l’Association des enseignants de l’Université du Nouveau-Brunswick. Au moins un (1) des membres nommés par chaque organisme doit être membre d’un des groupes désignés en quête d’équité. Le comité se réunit normalement au moins trois (3) fois par trimestre.
51A.03 Le comité d’équité en matière d’emploi servira, en partie, d’instrument pour les discussions entre les parties concernant l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi du Programme de contrats fédéraux sur l’équité en matière d’emploi, ce qui comprend des conseils sur la conception et le contenu des bases de données.
51A.04 Le comité d’équité en matière d’emploi doit faire une analyse et présenter un rapport annuel, au plus tard le 1er décembre, sur la situation de tous les groupes désignés. Ce rapport doit inclure, sans s’y limiter, le nombre de personnes de chacun des groupes désignés :
(a) qui ont été nommées à des postes au sein de l’unité de négociation et lorsque le candidat a indiqué un groupe désigné :
(i) celles qui ont posé leur candidature à des postes au sein de l’unité de négociation,
(ii) celles qui figurent sur les listes restreintes de candidats qualifiés;
(b) dont la candidature a été prise en considération pour un renouvellement de la période d’essai;
(c) qui ont été considérées pour une promotion;
(d) qui ont été considérées pour la titularisation;
(e) qui ont été considérées pour un congé sabbatique;
(f) qui ont été retenues pour les considérations (b) à (e)5.
Certaines associations ont réussi à mettre sur pied des comités pour établir l’accès aux données sur l’équité. Par exemple, l’Association des professeurs de l’Université Trent (TUFA) a négocié un protocole d’entente en annexe de la convention collective qui fait référence aux exigences en matière de données en vertu de la charte Dimensions.
ANNEXE W : Équité, diversité et inclusion
Attendu que l’Université est signataire de la charte Dimensions et s’est engagée à respecter les principes qui y sont énoncés;
Attendu que l’Université a créé un comité sénatorial sur l’éducation des Autochtones pour favoriser l’autochtonisation à l’Université;
Attendu que les parties souhaitent affirmer leur engagement à l’égard de la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion;
Attendu que la consultation des membres de la TUFA par l’employeur sera nécessaire pour formuler des plans visant à atteindre cet objectif.
Par conséquent, les parties conviennent de ce qui suit.
Le comité mixte créera un comité qui déterminera la procédure de cette consultation. Au terme du processus de consultation, le sous-comité formulera des recommandations au doyen sur la façon de favoriser l’équité, la diversité et l’inclusion au sein du corps professoral. En particulier, le sous-comité est tenu de considérer ce qui suit :
a. un examen des pratiques de recrutement et d’embauche;
b. des améliorations dans le milieu de travail qui contribuent à un environnement d’inclusion et exempt de préjugés, de harcèlement et de discrimination;
c. des recommandations pour l’élaboration d’outils, de formations, de mesures de soutien et de ressources pour aider l’ensemble des membres à atteindre les objectifs en matière d’équité, de diversité et d’inclusion;
d. des initiatives de mentorat pour éliminer les inégalités et les obstacles rencontrés par les membres.
Le rapport final du sous-comité doit être remis au doyen dans un délai de 24 mois de la ratification de la présente convention collective.
Après avoir examiné le rapport, le doyen doit fournir une réponse à l’examen, laquelle sera communiquée au comité mixte6.
Si l’employeur refuse de partager les données avec l’association, cette dernière pourrait déposer un grief.
L’Association des professeurs de l’Université Royal Roads a effectivement déposé un grief, mais le conseil a conclu que la législation sur la protection de la vie privée n’interdisait pas à l’employeur de divulguer les renseignements au syndicat. Par contre, il a rejeté l’argument du syndicat selon lequel il avait besoin de ces renseignements pour s’acquitter de son obligation légale de représenter équitablement et efficacement ses membres dans le cadre des négociations collectives.
« Si le syndicat souhaite faire valoir un droit aux données démographiques de ses membres à ses propres fins de recherche, ou désire des copies de tous les documents d’embauche fournis aux employés, ces droits peuvent être obtenus par le biais de la négociation. »
Les associations qui font face à une résistance au partage des données peuvent suivre les conseils et les exemples d’autres établissements dans l’avis de négociation de l’ACPPU intitulé « La communication d’informations à l’association7 ».
3 Protocole d’accord pour le renouvellement de la convention collective entre l’Université York et l’Association du personnel académique de l’Université York. 9 février 2016 : https://d3n8a8pro7vhmx.cloudfront.net/cgarchitect/pages/5690/attachments/original/1556283528/Tentative-Agreement-Feb-9-2016.pdf.
4 Convention collective entre l’Association des professeurs de l’Université Queen’s et l’Université Queen’s à Kingston. 1er mai 2019 au 30 avril 2022 : https://www.queensu.ca/facultyrelations/sites/webpublish.queensu.ca.pdf.
5 Convention collective entre l’Université du Nouveau-Brunswick et l’Association des enseignants de l’Université du Nouveau-Brunswick. 1er juillet 2016 au 30 juin 2020 : https://www.aunbt.ca/wp-content/uploads/2017/07/aunbtftca20162020.pdf.
6 Protocole d’entente, Ville de Peterborough, 27 juin 2019.
7 ACPPU Actualité en négociation – La communication d’informations à l’association, avril 2016.