Il faut reconnaître qu’on ne peut exiger des bibliothécaires et des archivistes soumis aux mêmes conditions de travail depuis de nombreuses années qu’ils remplissent soudainement de nouvelles obligations, notamment en recherche, sans les consulter, eux et leur syndicat. L’Association des professeurꞏeꞏs de l’Université d’Ottawa prévoit l’obligation de tenir une consultation avant que les tâches d’un bibliothécaire ne soient changées :

31.4.1.3   Lorsque le bibliothécaire en chef envisage de transformer un poste, il demande l'avis du Conseil des bibliothèques; et il donne à l’avis reçu du Conseil la considération appropriée. Cet avis est communiqué au Comité d’administration ou à son délégué lorsque le bibliothécaire en chef transmet sa propre recommandation, s’il entend donner suite à son projet. Le bibliothécaire en chef informe aussi le Conseil des bibliothèques de la suite qu’il a donné à son avis³⁴.

Il est aussi recommandé de proposer aux bibliothécaires et archivistes la formation et le soutien administratif dont ils estiment avoir besoin pour réussir la transition. Ainsi, l’association des bibliothécaires de l’Université McMaster a inclus la disposition suivante dans sa convention collective :

21.4   En cas de réaffectation aux termes de l’article 21.02, un mois au plus tard après la tenue de la réunion indiquée dans cet article et de discussions avec l’employé, le superviseur finalise le plan de formation pour qu’il soit aussitôt mis à exécution. Ce plan doit comprendre au moins deux examens dûment planifiés du rendement et des progrès de l’employé et la production conséquente de rapports écrits à remettre à l’employé. Il est entendu que l’Université couvrira la totalité des frais associés aux activités des formations approuvées.

21.5   La réaffectation d’un employé à de nouvelles tâches ne peut s’accompagner d’une réduction des avantages sociaux et du salaire ou encore d’une baisse de catégorie ou d’ancienneté³⁵.

Les associations devraient songer à inclure des mesures et des options de transition dans leur stratégie de négociation afin de gérer les changements de manière équitable pour tous les membres. Des membres pourraient vouloir que leurs conditions d’emploi en vigueur soient considérées comme des droits acquis ou être capables de choisir parmi plusieurs configurations de charge de travail celle qui convient le mieux à leur expertise, leur expérience et leurs intérêts.

Dans sa convention collective, l’association du personnel académique de l’Université de Guelph a inclus une disposition qui protège les membres contre toute baisse de salaire ou de catégorie ou toute réduction des avantages sociaux et des congés en cas de réaffectation.

24.10  Tous les droits acquis, y compris ceux qui concernent la catégorie, le salaire, les avantages sociaux, les congés et l’ancienneté, suivent le membre dans sa réaffectation³⁶.

Dans l’éventualité où les tâches d’un membre changent substantiellement à la suite d’une réorganisation, le nouveau poste du membre doit présenter des possibilités clairement définies de promotion et de permanence ou les mêmes possibilités d’avancement que le poste précédent.