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Confidentialité dans le processus de règlement des griefs

Énoncé de principes de l'ACPPU

1. Préambule

Le présent énoncé de principes a pour objectif d’aider les associations de personnel académique à composer avec les questions de confidentialité dans le processus de règlement des griefs. Cet énoncé :

i) définit l’objet et la portée d’une telle confidentialité;

ii) décrit les circonstances où il peut s’avérer nécessaire de compromettre  la confidentialité, ainsi que la ligne de conduite appropriée à suivre lorsqu’une telle situation survient.

2. Confidentialité

Les associations sont tenues à une obligation de confidentialité envers les membres qui déposent des plaintes concernant des violations présumées des conditions de travail. Aucune communication entre l’association et le membre se rapportant à la plainte ne devrait être divulguée à quelqu’un d’autre à l’extérieur de l’association, tout particulièrement à l’employeur — sans le consentement du membre.

3. Objet de la confidentialité

La confidentialité profite au processus de règlement des griefs et à tous les membres de l’unité de négociation et à l’association dans son ensemble. Elle donne aux membres l’assurance de discuter librement avec l’association de tous les aspects de leurs préoccupations sans craindre que cette information ne soit divulguée à tort. Il pourrait ne jamais être possible de garantir totalement qu’une obligation légale de divulgation ait été exécutée. Néanmoins, une garantie de confidentialité favorise l’honnêteté et la franchise qui sont essentielles pour que l’association puisse fournir de judicieux conseils et défendre efficacement la convention collective.

4. Portée de l’obligation

4.1
C’est l’association, et non pas au membre, qui signe la convention collective et qui, de ce fait, est responsable du traitement des griefs. Ainsi, il est absolument essentiel de faire comprendre aux membres que leurs renseignements confidentiels bénéficieront du plus haut degré de protection possible, mais que l’information pertinente devra être partagée par les représentants de l’association habilités à traiter les griefs. Cette compétence est exercée par l’exécutif de l’association, les membres du comité des griefs ou d’un organe semblable, ainsi que le personnel professionnel et le conseiller juridique de l’association.

Les membres doivent comprendre que, au fur et à mesure de l’évolution du processus de traitement d’un grief, il est de pratique courante que des renseignements jugés moins sensibles, tels la date de la violation, les articles enfreints et le nom de la faculté, de l’école ou du collège en cause, soient communiqués à l’ensemble de l’unité de négociation dans le contexte du devoir de juste représentation qui incombe à l’association en vertu de la loi ainsi que de sa responsabilité politique de fournir des informations sur ses activités.  Les membres doivent comprendre également que, pour qu’un grief franchisse toutes les étapes de la procédure, les informations pertinentes devront être examinées avec l’employeur et que, dans le cas où la cause est renvoyée à un arbitre, tous les aspects pertinents du dossier deviendront normalement partie intégrante des registres publics, y compris les bases de données consultables sur les décisions arbitrales. Enfin, un arbitre peut rendre des ordonnances ou délivrer une assignation à comparaître à la demande de l’employeur qui requiert la divulgation de renseignements rassemblés au cours du processus de règlement des griefs.

4.2
À toutes fins utiles, l’association doit assurer la confidentialité de toutes les communications orales, écrites ou électroniques avec le membre ayant déposé la plainte. Des bris de confidentialité peuvent survenir par inadvertance lorsque des dossiers sont discutés dans des lieux accessibles à tous ou que les mesures de précaution utiles n’ont pas été prises pour le stockage, la transmission et la destruction des documents.

5. Fondement juridique de l’obligation1

5.1
De manière générale, les communications sont assujetties au privilège conféré par la loi et sont soustraites à la divulgation, pourvu que toutes les conditions suivantes soient remplies :

i) Les communications doivent être transmises confidentiellement avec l’assurance qu’elles ne seront pas divulguées.

ii) Le caractère confidentiel doit être un élément essentiel au maintien complet et satisfaisant des rapports entre les parties.

iii) Les rapports doivent être de la nature de ceux qui, selon l’opinion de la collectivité, doivent être activement encouragés.

iv) Le préjudice permanent que subiraient les rapports par la divulgation des communications doit être plus important que l’avantage à retirer d’une juste décision2.

5.2
Les rapports entre un membre et son association dans le contexte du processus de traitement d’un grief sont considérés comme ayant satisfait aux conditions requises pour établir l’existence d’un privilège relatif au litige.  Ainsi, les documents préparés pour les besoins d’un litige réel ou envisagé sont protégés contre toute divulgation. L’association peut donc, à une audition d’arbitrage, s’opposer à la divulgation du contenu des discussions ou de la correspondance entretenues avec le membre ayant déposé la plainte.

5.3
Le devoir de juste représentation de l’association envers ses membres dans le cadre du processus de règlement des griefs – devoir qui interdit à l’association d’agir de manière arbitraire ou discriminatoire ou de mauvaise foi – constitue un fondement supplémentaire pour assurer la protection de la confidentialité des renseignements des membres. Cependant, un membre pourra renoncer au droit à la confidentialité en déposant une plainte de manquement au devoir de juste représentation, puisque l’association ne serait pas limitée, dans sa défense, à ce que le plaignant permet de divulguer dans ses communications avec l’association. Comme dans toutes les formes de privilège, la personne qui bénéficie de la protection du privilège peut renoncer à son droit.

6. Là où l'obligation cesse de s'appliquer

6.1
Les conflits sont partie prenante du processus de règlement des griefs. L’avenir de la carrière d’un membre pourrait être en jeu. Dans ces circonstances stressantes, il peut arriver qu’un membre fasse des commentaires déplacés ou abusifs. Très rarement cependant, ces commentaires peuvent comporter des menaces de dommage corporel ou de mort contre d’autres personnes.

6.2
En plus de l’intérêt public, la question de savoir s’il est opportun ou nécessaire pour une association de divulguer ou de signaler une menace proférée au travail peut dépendre de la législation provinciale applicable et des circonstances particulières de chaque cas. Si le temps le permet, l’exécutif, le comité des griefs, le personnel professionnel et le conseiller juridique de l’association peuvent souhaiter s’entretenir pour déterminer la meilleure voie à suivre. Des déclarations inhabituelles faites dans un accès de colère peuvent déclencher ou non l’obligation de signalement. Il est conseillé de signaler une menace lorsqu’une personne ou un groupe de personnes identifiables sont clairement exposés à un danger, qu’ils risquent d’être gravement blessés ou d’être tués et que le danger est imminent.

6.3
S’il est décidé de compromettre  la confidentialité et sous réserve des exigences de signalement particulières aux autorités législatives :

i) l’information confidentielle ne doit être transmise qu’aux autorités compétentes (par exemple, un représentant de la direction, la police ou le bureau de la sécurité de l’université) et à la victime visée;

ii) la divulgation doit se limiter uniquement à la menace et exclure d’autres renseignements que l’association a recueillis pendant qu’elle aidait le membre.

Approuvé par le Conseil de l’ACPPU, novembre 2019.

Notes
1 Voir Gorsky, Usprich et Brandt, Evidence and Procedure in Canadian Labour Arbitration (Thompson Reuters, Toronto, 2017, 11.10(e), « Confidential Information ».
2 Il s’agit du « critère de Wigmore », établi par l’éminent professeur de droit et spécialiste américain de la preuve pour déterminer si le privilège légal devrait s’étendre aux rapports. La Cour suprême du Canada a adopté le critère dans Slavutych c. Baker [1976] 1 RCS 254.  À remarquer le premier critère : il doit y avoir l’assurance que toutes les communications confidentielles dans les rapports ne seront pas divulguées.