Il se peut que des bibliothécaires et des archivistes aient leur propre description de tâches énumérant tous les aspects de leur travail. Ces descriptions, le cas échéant, doivent être claires et exhaustives. La convention collective de l’Association des professeurꞏeꞏs de l’Université d’Ottawa en offre un bon exemple :

22.3.2.1 Il existe une description de tâches écrite pour chaque poste de bibliothécaire. Une description de tâches contient un énoncé clair, précis et complet des tâches et responsabilités devant être exécutées par le titulaire du poste, de même que l’unité administrative à laquelle le poste est habituellement attaché²⁸.

Le libellé de la disposition doit rendre compte des nombreuses facettes du travail d’un bibliothécaire ou d’un archiviste. Celui de la convention de l’association du personnel académique de l’Université Victoria constitue un modèle utile :

Affectation des tâches: Bibliothécaires

12.21    Les responsabilités professionnelles des bibliothécaires consistent en un mélange de travail autonome et de tâches assignées dans les domaines du rendement professionnel, des réalisations savantes et professionnelles et du service connexe, ce qui comprend : organiser, gérer et faciliter l’accès aux ressources de la bibliothèque; assurer des services de référence et de consultation, et exercer des fonctions d’enseignement et de recherche; travailler en collaboration avec le personnel académique, développer, organiser et tenir à jour les collections et les systèmes d’information de la bibliothèque; élaborer et tenir à jour les stratégies d’acquisition d’archives et les cadres de gestion des archives; gérer les ressources financières et humaines et participer à l’administration de la bibliothèque. En raison des variations possibles de ces tâches, il est entendu qu’une charge de travail dite « normale » peut varier d’une unité bibliothécaire à l’autre.

12.22  Les responsabilités professionnelles énoncées à l’article 12.21 sont affectées à un bibliothécaire par le superviseur des bibliothécaires ou par la personne dont relève le bibliothécaire après consultation de ce dernier. Les points suivants sont pris en considération :

a. Les obligations des bibliothèques en matière de service à l’Université;

b. La norme relative aux bibliothécaires exposée  à l’article 13.15;

c. Le type de nomination et la description des tâches du bibliothécaire;

d. L’équilibre de la charge de travail du bibliothécaire d’après la charge de travail normale ou la solution de rechange ou les dispositifs de réduction de la charge de travail établis;

e. Le service assuré à l’Université par le bibliothécaire;

f. D’autres facteurs pertinents, comme l’expertise ou les compétences acquises ou à acquérir, ou les projets spéciaux d’une durée limitée attribués par le bibliothécaire en chef ou le bibliothécaire de l’Université;

g. L’obligation d’adaptation légale²⁹.

La convention collective de l’Université de Brandon offre un exemple de disposition qui protège les membres contre toute décision de l’employeur de modifier unilatéralement les descriptions de tâches :

L’employeur peut modifier à l’occasion ces descriptions de tâches après avoir consulté le titulaire et le syndicat et avoir obtenu leur approbation des modifications envisagées (cette approbation ne doit pas être refusée sans motif valable). Les descriptions de tâches de nouveaux postes doivent être incluses dans la présente convention collective après leur approbation par l’employeur et avant les entrevues des candidats³⁰.