Comités mixtes et gouvernance

Que sont les comités mixtes?

Les comités mixtes sont des comités composés de représentantes et représentants de l'employeur, de l'association de personnel académique et, dans certains cas, de représentantes et représentants d'autres syndicats du campus.

En voici quelques exemples :

comités de santé et de sécurité au travail (SST)
comités de l’équité
comités des avantages sociaux
comités des pensions

Bien que des comités mixtes ad hoc puissent être créés pour traiter d’une question spécifique et limitée dans le temps – p. ex. l’élaboration d’une nouvelle politique–, le présent document porte principalement sur les comités permanents requis par la loi (p. ex. SST) ou les conventions collectives (p. ex. équité).

Principes clés

Lorsque les exigences législatives ne s’appliquent pas, tous les comités mixtes devraient :

bénéficier d’une large participation du personnel académique;
s’appuyer sur les expériences des différents groupes et sur l’expertise académique pertinente;
pratiquer le partage ouvert de l’information;
respecter les dispositions pertinentes de la loi, des politiques et de la convention collective et y accorder une attention rigoureuse.

Rapports des comités mixtes aux instances dirigeantes

Les travaux de certains types de comités mixtes – p. ex. en matière de SST ou d’équité – touchent au bien-être des membres et à la santé globale de l’établissement. Les comités mixtes devraient fournir aux organes de gouvernance de l’établissement (le conseil d’administration et le sénat, ou leurs équivalents) des rapports périodiques et les informer des questions importantes dès qu’elles se présentent. Les questions importantes comprennent celles qui impliquent un risque pour l’établissement, affectent la mission académique, se rapportent aux politiques ou plans institutionnels approuvés, ou concernent la santé financière ou l’efficacité opérationnelle de l’établissement.

Le conseil d’administration et le sénat (ou leurs équivalents) devraient pouvoir demander des rapports ou des informations supplémentaires aux comités mixtes s’ils le jugent nécessaire pour s’acquitter de leurs responsabilités de gouvernance.

Ressources et effectifs adéquats

Les organes de gouvernance doivent s’assurer que l’administration soutient la collecte des données nécessaires (y compris l’archivage des ordres du jour, des procès-verbaux et des rapports) et l’analyse des travaux des comités mixtes, et que les services institutionnels chargés de ces tâches disposent de ressources et d’effectifs suffisants.

Cadres stratégiques solides

Les travaux des comités mixtes sont souvent étroitement liés aux politiques institutionnelles et aux obligations légales (p. ex. la santé et la sécurité au travail) et peuvent se rapporter aux objectifs, priorités ou initiatives figurant dans les plans institutionnels approuvés (p. ex. équité ou autochtonisation). Le conseil d’administration et le sénat (ou leurs équivalents) doivent veiller à ce que des cadres politiques suffisamment solides soient en place et que les plans institutionnels soient suffisamment clairs, afin que les comités mixtes jouent un rôle significatif et fonctionnent dans des conditions propices à leur efficacité. De même, les comités mixtes doivent être libres de formuler des recommandations visant à améliorer les politiques, procédures, plans et structures administratives de l’établissement, et le conseil d’administration et le sénat doivent avoir la possibilité de les examiner de manière approfondie.

Comment une association de personnel académique peut-elle soutenir les comités mixtes?

Pour tous les comités mixtes, la représentation efficace des intérêts des membres dépend de la participation régulière et active de l’association de personnel académique. La liste suivante offre des conseils sur la manière de s’organiser autour de comités mixtes efficaces et de les soutenir.

Recrutement et nomination des membres des comités

L’association recrute-t-elle activement des membres pour rejoindre les comités mixtes?
Les membres des comités reflètent-ils globalement la composition de l’association, en tenant compte de facteurs tels que les catégories d’emploi, les groupes méritant l’équité, un éventail de facultés et l’expertise académique pertinente (p. ex. pour les comités de SST, les disciplines liées à la santé et à la sécurité, notamment l’ingénierie, les sciences de la santé et le droit; et pour les comités de l’équité, la sociologie, les études sur le genre, etc.)?
Des efforts suffisants ont-ils été déployés pour identifier et éliminer les obstacles à une participation équitable au sein des comités mixtes?

Soutien à une participation efficace

L'employeur, en plus de respecter ses obligations en vertu de la convention collective et de la législation applicable, a-t-il fourni une formation appropriée aux membres des comités, un soutien du personnel, un budget et d'autres ressources pour le bon fonctionnement de ces comités, notamment en matière d'organisation des réunions, de rédaction des procès-verbaux et d'archivage des documents de réunion?
L'association organise-t-elle régulièrement des réunions de ses représentantes et représentants, en tant que groupe, aux fins suivantes :
- s'assurer que les représentantes et représentants sont au courant des informations et responsabilités clés;
- échanger des informations sur les sujets de préoccupation émergents et actuels, y compris ceux susceptibles d'affecter plus d'un comité mixte;
- informer les représentantes et représentants des questions pertinentes soulevées par le biais de griefs, de plaintes ou de demandes de renseignements;
- faciliter les discussions entre les représentantes et représentants et la direction de l'association sur toute opportunité de renforcer les dispositions de la convention collective;
- tenir les représentantes et représentants et la direction de l'association informés de toute lacune en matière de surveillance ou de politique (p. ex. les comités de SST peuvent ne pas être considérés comme responsables des risques liés à la santé publique, tels que les maladies à déclaration obligatoire).
L’association a-t-elle fourni aux représentantes et représentants des comités mixtes, au début ou avant le début de leur mandat, des copies :
- de toute législation pertinente;
- du mandat des comités mixtes, y compris le rôle et les pouvoirs des présidentes, présidents, coprésidentes et coprésidents sur des questions telles que la convocation des réunions et l’établissement des ordres du jour;
- des articles pertinents de la convention collective;
- des documents d’information sur les sujets de préoccupation actuels et récents, y compris les rapports annuels récents.
L’association collabore-t-elle avec d’autres syndicats pour soutenir la solidarité et un travail éclairé au sein des comités mixtes?
L'association s'appuie-t-elle sur l'expertise et l'expérience de ses membres pour aider à définir les priorités visant à améliorer les politiques et procédures relatives aux comités mixtes et pour s'assurer que ces comités restent en phase avec le consensus académique, les meilleures pratiques et l’environnement du travail?

Sensibiliser et informer les membres de l'association

L'association collecte-t-elle, archive-t-elle et partage-t-elle chaque année les rapports de tous les comités mixtes?
- Les rapports des comités mixtes de SST devraient normalement inclure le nombre d’incidents signalés au comité, les résolutions (résolues ou non, et dans quels délais), ainsi que les préoccupations actuelles en matière de santé et de sécurité. Ces rapports devraient être partagés avec les membres ainsi qu’avec d’autres instances institutionnelles (p. ex. le conseil d’administration, le sénat, d’autres comités concernés).
Les rapports des comités mixtes de SST devraient normalement inclure le nombre d’incidents signalés au comité, les résolutions (résolues ou non, et dans quels délais), ainsi que les préoccupations actuelles en matière de santé et de sécurité. Ces rapports devraient être partagés avec les membres ainsi qu’avec d’autres instances institutionnelles (p. ex. le conseil d’administration, le sénat, d’autres comités concernés).
L'association suit-elle les tendances et tient-elle à jour des documents d'information ou des ressources pédagogiques sur les questions pertinentes?
L'association envoie-t-elle à tous ses membres un bulletin annuel présentant les informations clés, notamment les droits et responsabilités des travailleuses et travailleurs, ainsi que les coordonnées de chaque comité mixte?
L'association propose-t-elle sur son site web des liens vers des ressources pertinentes (p. ex. des liens vers des ressources institutionnelles et provinciales en matière de SST) ?
L’association rappelle-t-elle chaque année à ses membres leurs droits et protections prévus par la loi, y compris en matière de SST (p. ex. le droit à la participation, à l'information et au refus)?

Négociation de dispositions solides dans la convention collective

Lorsqu’un comité mixte est établi en vertu de la convention collective plutôt que par la loi, la convention collective énonce-t-elle clairement la charte du comité? Au minimum, une charte devrait décrire :
- le mandat, les pouvoirs et les activités prévues du comité, y compris à qui et à quelle fréquence le comité rend compte;
- la capacité du comité à agir ou à formuler des recommandations;
- la composition du comité et la manière dont il est constitué;
- les dispositions relatives aux réunions (p. ex. les conditions de réunion, le quorum, le vote, le calendrier des réunions, la convocation de réunions supplémentaires).
La convention collective exige-t-elle que l’employeur fournisse un soutien suffisant à chaque comité mixte? Voici quelques exemples d’obligations à prendre en compte :
- la formation des membres;
- le soutien nécessaire au bon déroulement des réunions (budget et soutien du personnel, rédaction des procès-verbaux et archivage des documents, transmission en temps utile des dossiers d’ordre du jour, etc.);
- l’accès des membres du comité aux procès-verbaux, rapports et autres informations pertinentes.
La convention collective garantit-elle un soutien significatif à la (co)présidente ou au (co)président du comité mixte représentant le personnel académique, y compris un temps de travail libéré d’autres tâches (le cas échéant) et le pouvoir de proposer des points à l’ordre du jour et de convoquer des réunions supplémentaires?
La convention collective garantit-elle que l’association a accès aux procès-verbaux et aux rapports du comité mixte (à l’exception des documents confidentiels)?
La convention collective protège-t-elle les droits à la liberté académique au sein de l’établissement et prévient-elle l’utilisation inappropriée des accords de non-divulgation? Il est important que les membres du comité puissent formuler des commentaires sur l’efficacité du comité, proposer des améliorations aux politiques et plans institutionnels, consulter l’association et rendre compte aux groupes qui les ont nommés (sauf lorsque la confidentialité est nécessaire pour protéger les lanceuses et lanceurs d’alerte, les plaignantes et plaignants ou la confidentialité des informations personnelles).
La convention collective stipule-t-elle qu’il ne doit y avoir aucune discrimination ni mesure de représailles à l’encontre des membres siégeant aux comités mixtes?
La convention collective contient-elle des dispositions solides garantissant que les comités mixtes ne soient pas contournés en cas d’urgence ou de situation exceptionnelle?
La convention collective définit-elle la coordination entre la procédure de règlement des griefs de l’association et les violations en matière de santé et de sécurité constatées par les comités de SST?

Comités mixtes spécifiques

Comités mixtes de santé et de sécurité au travail

Les comités mixtes de SST constituent un type particulier de comité mixte, dont la structure, les rôles et les responsabilités sont précisés dans la législation provinciale (voir l’annexe A). Bien qu’il existe des variations à travers le pays, en général, les comités mixtes de SST :

sont composés d’au moins 50 % de représentantes et représentants des travailleuses et travailleurs reflétant différents groupes de travailleuses et travailleurs (p. ex. des groupes ayant des préoccupations de santé et de sécurité sensiblement différentes, comme le travail en laboratoire par opposition au travail clinique). Dans les lieux de travail syndiqués, les syndicats peuvent désigner des travailleuses et travailleurs pour siéger au comité. En plus de représenter des groupes d’employées et d’employés, les comités de SST peuvent être spécifiques à un site de travail ou à un bâtiment : un établissement peut donc avoir plusieurs comités de SST afin de garantir des niveaux de participation appropriés des travailleuses et travailleurs ainsi qu’une attention particulière aux risques spécifiques;
identifier les risques pour la santé et la sécurité, y compris un système CVCA défaillant, un éclairage inadéquat, etc.;
enquêter sur les préoccupations et incidents signalés, les « quasi-accidents » et les refus de travailler;
examiner les documents relatifs aux préoccupations en matière de SST (y compris les incidents, les blessures et autres préjudices, ainsi que les enquêtes) et s’assurer qu’ils sont correctement conservés et archivés de manière accessible;
demander des informations à l’employeur si nécessaire pour remplir son mandat, y compris pour faire face à des situations émergentes (p. ex. un nouvel agent pathogène ou un incendie dans un bâtiment);
formuler des recommandations à l’employeur pour améliorer la santé et la sécurité au travail;
coordonner ses actions avec les responsables provinciaux de la SST afin de garantir le respect de la législation, y compris les obligations de déclaration.

La santé et la sécurité couvrent un large champ d’action, comprenant, entre autres, l’équipement, la sécurité et la salubrité des bâtiments et autres installations, ainsi que la prévention et la gestion des situations de violence et de harcèlement. Les associations devraient élaborer et diffuser un organigramme décrivant la communication entre les membres du comité de SST désignés par le syndicat et les membres de l’unité de négociation, les déléguées et délégués syndicaux/représentantes et représentants du corps professoral, les représentantes et représentants de l’employeur et les responsables provinciaux de la SST. Cet organigramme devrait être régulièrement mis à jour pour refléter les changements de politique et les coordonnées actuelles, afin d’être prêt à faire remonter rapidement les préoccupations en matière de SST. Cela permettra de garantir que les membres du comité puissent bénéficier d’un soutien dans les situations d’urgence et que les membres de l’unité de négociation puissent attirer l’attention du comité sur l’introduction prévue de nouveaux matériaux et équipements, de nouveaux processus de travail et de nouvelles technologies sur le lieu de travail, ou sur des changements dans les effectifs susceptibles d’avoir un impact sur la santé et la sécurité.

Bien que les membres soient protégés en tant que travailleuses et travailleurs en vertu de la législation, les conventions collectives peuvent contenir des dispositions visant à clarifier et à renforcer des points clés :

aucune discrimination ni mesure de représailles à l’encontre des employées et employés exerçant leurs droits;
aucune clause de confidentialité ni aucun accord de non-divulgation ne doit s'appliquer aux travaux du comité de SST, sauf si cela est nécessaire pour protéger l’identité des lanceuses et lanceurs d’alerte ou d’autres plaignantes et plaignants ou pour préserver la vie privée des employées et employés (p. ex. les informations médicales);
la composition et les responsabilités des comités de SST;
la coordination entre la procédure de règlement des griefs de l’association et les violations en matière de santé et de sécurité constatées par les comités de SST.

Comités mixtes sur l’équité en matière d’emploi et l’autochtonisation

Les comités de l’équité en matière d’emploi et les comités sur l’autochtonisation sont également des comités mixtes courants.

Les institutions relevant du Programme de contrats fédéraux sont tenues de se conformer à la Loi fédérale sur l'équité en matière d'emploi. Cette loi exige que les employeurs consultent les représentantes et représentants du personnel et informent les employées et employés sur la préparation, la mise en œuvre et la révision du plan d'équité en matière d'emploi, tout en les impliquant dans ce processus. Bien que cela ne soit pas obligatoire, la Commission canadienne des droits de la personne et le Programme du travail fédéral encouragent la création de comités mixtes de l’équité en matière d’emploi en tant que pratique exemplaire pour répondre aux exigences de collaboration et de consultation de la loi.

Les comités mixtes de l’équité en matière d’emploi ont pour objectif :

de faciliter une consultation et une participation significatives des membres de l’association aux questions d’équité;
d’offrir un forum structuré pour examiner les données sur les effectifs, identifier les obstacles et élaborer des plans d’action.

Les comités mixtes de l’équité en matière d’emploi peuvent être permanents ou ad hoc afin de répondre à des besoins spécifiques tels que la rémunération équitable.

Bien qu’elle puisse recouper l’équité à certains égards (comme le Programme de contrats fédéraux), l’autochtonisation se distingue de l’équité en raison d’un cadre constitutionnel qui reconnaît les droits et les traités ainsi que les activités en faveur de la réconciliation et de la décolonisation. Par exemple, la Faculty Association of the University of St. Thomas a négocié un protocole d’accord pour le comité mixte composé de représentantes et représentants syndicaux et patronaux afin d’explorer les moyens de décoloniser et d’autochtoniser les conventions collectives du personnel à temps plein et à temps partiel. 1 Le British Columbia Institute of Technology (BCIT) et la BCIT Faculty and Staff Association ont mis en place un groupe de travail chargé de discuter et d’élaborer des recommandations pour faire progresser la réconciliation et l’autochtonisation, conformément à la vision autochtone du BCIT. 2

Ces comités sont les mieux placés pour garantir l'accès aux données nécessaires, s'entendre sur la méthodologie à utiliser pour traiter les problèmes et veiller à ce que les mesures correctives et les recommandations soient mises en œuvre.