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Politiques de l'ACPPU

Remboursement des frais engagés par les membres des comités de l’ACPPU

L'ACPPU rembourse aux membres élus des comités de l’ACPPU les frais de déplacement et de logement engagés pour assister aux réunions des comités. Les frais remboursables comprennent le déplacement aller-retour par avion, train, autobus ou automobile entre la ville d'origine et le lieu de la réunion, les correspondances faites en taxi ou en autobus du domicile à l'aéroport, à la gare ou au terminus ou de cet endroit au lieu de la réunion, l’hébergement à l’hôtel ainsi qu’une indemnité quotidienne pour chaque jour de la durée de la réunion.

1.1     Avion
Les billets d'avion doivent être réservés par l'entremise de l'agence de voyage de l'ACPPU, W.E. Travel Services Ltd, à Ottawa (1-888-676-7747) ou à Vancouver (1-800-663-4703). Les frais seront directement portés au compte de l'ACPPU qui les paiera.

Dans des circonstances extraordinaires, notamment lorsqu'un membre d’un comité combine la participation à une réunion de l’ACPPU et des affaires universitaires, et avec l'accord préalable du directeur général associé (administration et finances) de l'ACPPU, les billets d'avion peuvent être payés par l’entremise de l’université, et le remboursement d’une portion calculée au prorata peut être réclamé auprès de l’ACPPU.

1.2    Train ou autobus
Les membres des comités s'occupent de faire leurs réservations de train ou d'autobus et soumettent leur demande de remboursement à l'ACPPU.

1.3    Automobile
L'ACPPU rembourse les membres des comités qui utilisent leur voiture personnelle en fonction du taux de kilométrage approuvé qui est adopté périodiquement par le Conseil. Le montant du remboursement des frais de kilométrage ne dépasse pas le tarif aérien le moins cher disponible au moment de la réunion.

1.4    Assurance accidents de voyage
L'ACPPU souscrit une assurance générale contre les accidents de voyage qui protège les personnes devant se déplacer pour les affaires de l'ACPPU, jusqu'à concurrence de 100 000 $ par personne et par sinistre, selon l'importance de la réclamation.

2.0    Hébergement à l’hôtel
Le/la secrétaire de chaque comité s’occupe de faire les réservations d’hôtel pour les membres qui assistent aux réunions du comité. Dans le cas où il vous faut modifier ou annuler vos réservations, vous devez communiquer avec le/la secrétaire de votre comité ou, s’il vous est impossible de joindre cette personne, avec l’hôtel directement pour annuler les réservations.

Tous les frais d’hébergement à l’hôtel sont centralisés et payés directement par l’ACPPU. Au moment de régler la note, le membre du comité doit acquitter les frais accessoires et les frais divers tels que le service à l’étage, le blanchissage, les films et les appels téléphoniques. Le cas échéant, l’ACPPU remboursera au membre les frais d’accès à Internet facturés par l’hôtel.

Si, lorsque vous assistez à une réunion de comité, vous logez chez des parents ou des amis, l’ACPPU vous rembourse jusqu’à la moitié du tarif applicable de la chambre d’hôtel pour chaque jour de la durée de la réunion.

3.0    Indemnités quotidiennes
L’ACPPU rembourse le coût des repas et des frais accessoires au taux quotidien fixé périodiquement par le Conseil. Ce taux couvre le petit déjeuner, le déjeuner, le dîner et les frais accessoires.

4.0    Demande de remboursement
Toutes les demandes de remboursement doivent être faites au moyen du formulaire accessible en ligne sur le site www.acppu.com, sous la rubrique Réunions et événements/Demande de remboursement. Veuillez soumettre votre demande de remboursement le plus tôt possible après la tenue de la réunion, à l’attention de Deborah Belsher, agente financière de l’ACPPU.

Il est à noter que, malgré le fait que vous devez réserver votre billet d’avion directement auprès de l’agence de voyage de l’ACPPU, vous devez quand même inscrire le coût du transport aérien sur le formulaire de demande et puis déduire ce montant au bas du formulaire sous BILLET PAYÉ D’AVANCE. Cette opération permettra au personnel de comptabilité de retracer les dépenses relatives à une réunion particulière.