CAUT | ACPPU
Association canadienne des professeures et professeurs d'université
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Clause modèle sur les dossiers du personnel
1Un dossier officiel (appelé ci-après le dossier du personnel) est constitué pour chaque membre et est conservé dans le bureau du vice-recteur (enseignement et recherche)1.
Le dossier du personnel doit porter une marque indiquant clairement qu'il est confidentiel.
Le dossier du personnel est le seul dossier à consulter dans les décisions relatives aux conditions d'emploi des membres.
Les documents officiels constituant le dossier du personnel sont les documents papier originaux ou, si le document original est reçu par télécopie ou par courrier électronique, une version certifiée par écrit comme étant une copie authentique du document original.
Des copies de certains ou de tous les documents peuvent également être conservées dans un dossier confidentiel du directeur du département, du doyen, du recteur et du bureau des relations avec le personnel, où ces copies sont exigées par la convention. Toutes les restrictions énoncées dans le présent article qui s’appliquent au dossier du personnel s'appliquent également à toutes les copies décrites dans le présent article.
2
Il faut numéroter chaque article contenu dans un dossier du personnel et en dresser l'inventaire. Cet état doit comporter pour chaque article versé dans le dossier du personnel : son numéro d'ordre, son titre ou une courte description de sa nature, le nombre de pages ou de parties qu'il contient, le nom de la personne qui a ajouté chaque article et la date dudit ajout, une indication de la ou des copies qui en ont été envoyées aux endroits précisés dans l’article 1.01, la date d’envoi de la ou des copies, ainsi qu’un indication des dispositions applicables de la convention. Le dossier du personnel doit contenir également la liste de toutes les personnes autorisées à y avoir accès et la liste des documents copiés qui sont conservés dans d’autres dossiers.
3
Le dossier du personnel d’un membre ne doit contenir que des documents relatifs à son emploi.
Tout document qui n'est pas versé au dossier du personnel dans les X jours de son établissement ne sera pas utilisé dans une procédure qui serait désavantageuse pour le membre.
Tous les dossiers créés pour l’appréciation d’une demande de renouvellement d’une nomination, de permanence ou de promotion seront réputés être une annexe au dossier personnel. À mesure que de nouveaux documents sont créés ou obtenus dans le processus d’appréciation, ils sont ajoutés au dossier d’appréciation. Tous les documents ajoutés au dossier d’appréciation doivent répondre aux exigences régissant l’inclusion de documents dans le dossier personnel selon les précisions énoncées dans le présent article.
Le dossier d’appréciation est conservé par le gestionnaire académique chargé de formuler la recommandation et est classé dans son bureau, sauf si un membre du comité d'évaluation le prend et en signe la sortie. S'il y a lieu d'en faire des copies de travail pour les membres du comité, le président du comité s’assure de leur destruction à la fin de la procédure d'appréciation.
4
Une copie authentique de toutes les lettres de référence et les appréciations dûment signées est transmise au membre dès réception. Ces lettres, dûment signées, sont versées dès réception au dossier du personnel de chaque membre.
5
Toutes les appréciations relatives à l'évaluation d'un membre sont transmises par écrit dûment signées, classées dans le dossier du personnel et, dès réception, mises à la disposition du membre en cause.
6
Le membre a le droit de faire inclure dans son dossier personnel ses commentaires écrits sur l'exactitude, la pertinence, le sens ou l’intégralité de tout document qui y figure. Ces commentaires peuvent comprendre des documents additionnels qu'il considère pertinents.
7
Le membre a le droit de faire retirer de son dossier du personnel toute information erronée, non pertinente, inexacte ou non corroborée. Dans les cas où des éléments d’information contenus dans le dossier sont présumés être erronés, non pertinents, inexacts ou non corroborés, le membre informe par écrit le gestionnaire académique supérieur, dans les 30 jours ouvrables suivant la découverte ou la réception de l’information en question, qu’il demande de faire retirer celle-ci de son dossier en vertu des dispositions du présent article, et il précise les motifs de l’allégation. Le gestionnaire supérieur responsable transmet une réponse écrite au membre et à l’association dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la demande du membre. Si le gestionnaire supérieur ne parvient pas à établir dans sa réponse la véracité, la pertinence ou l’exactitude de l’information en cause, celle-ci est retirée immédiatement du dossier du personnel.
8
Le membre est informé par écrit de tout ajout de documents d’évaluation, à l’exclusion d’informations financières courantes, à son dossier du personnel dans les cinq jours ouvrables qui suivent l’ajout. Aucun document ne peut être supprimé du dossier sans l’autorisation expresse et écrite du membre.
9
Une fois par année civile, le bureau du vice-recteur (enseignement et recherche) adresse à chaque membre une copie de l’inventaire de son dossier du personnel.
10
Aucun document anonyme ne peut être versé au dossier du personnel ni être présenté en preuve advenant une décision officielle ou mesure concernant un membre, sauf tel qu'il est stipulé à l’article 11.
11
Les enquêtes ou évaluations des étudiants ne peuvent être mises à la disposition d’un décideur ou d’un organisme d’audience ou d’appel que sous la forme d’une analyse statistique générale, à condition que les instruments d’enquête ou d’évaluation aient reçu l’approbation de l’association de personnel académique. Tout commentaire personnel doit être transmis au membre à titre confidentiel et doit être supprimé avant que les évaluations ne soient versées au dossier du personnel. Les enquêtes et évaluations autorisées conformément aux dispositions du présent article ne sont pas réputées être des documents anonymes selon l’interprétation du présent article.
L'employeur fournit les données brutes, présentées sur support papier ou électronique, au membre en cause dans les 30 jours de la date de l’appréciation. Sur demande écrite, l’association de personnel académique reçoit ces données dont les marques d’identification auront été supprimées.
12
Tout document relatif à une mesure disciplinaire prise contre un membre doit être supprimé de son dossier du personnel conformément aux dispositions de l’article régissant les sanctions disciplinaires.
13
Pendant les heures ouvrables normales et sur préavis raisonnable, le membre a le droit d’examiner tous les documents contenus dans son dossier du personnel. L’examen peut être effectué en présence d’une personne désignée par le vice-recteur compétent. Le membre est tenu de s’identifier avant d’être autorisé à obtenir son dossier du personnel. Il ne peut retirer le dossier du personnel ou l’une de ses pièces du bureau où il est classé.
14
Sur demande écrite, un membre obtient copie de tout document contenu dans le dossier du personnel.
15
Aucune pièce du dossier du personnel ne doit être mise à la disposition de qui que ce soit sans le consentement exprès et écrit du membre en cause, si ce n’est lorsque cela est exigé :
a) par un représentant autorisé de l’employeur pour l’application de la convention;
b) par la convention collective;
c) par la loi.
Les pièces du dossier du personnel qui sont transmises doivent, à leur réception, être accompagnées d'une déclaration écrite informant les destinataires des restrictions concernant la confidentialité et l'utilisation du contenu du dossier du personnel. L'accès au contenu d'un dossier du personnel pour les fins indiquées en c) ci-dessus ne peut être accordé qu'aux personnes dûment munies de la preuve que ledit accès est exigé par la loi. Cette autorisation ne peut être accordée que par le vice-recteur compétent ou par une personne qu'il a désignée par écrit. Le vice-recteur informe le membre en cause immédiatement, en lui indiquant quelles sont la ou les personnes à qui l'accès a été accordé et les motifs juridiques de la décision, à moins qu'un tel avis ne soit interdit par la loi.
16
L'employeur fournit à l'association, sur demande, tous les dossiers d'appréciation que le recteur avait à sa disposition au moment d’étudier le renouvellement de l'engagement à l'essai, la permanence, la promotion ou le licenciement de tout membre en cause, au cours de l'année scolaire courante et au cours des quatre années scolaires précédentes.
Approuvée par le Conseil de direction de la coopérative de négociation collective de l'ACPPU en janvier 1993.
Révisée en septembre 2001.
Révisée par le Comité de la négociation collective et des avantages économiques de l’ACPPU en mars 2009;
approuvée par le Conseil de l’ACPPU, novembre 2009.
1. L’endroit où ce dossier est conservé peut varier d'une université à l'autre. Il devrait toutefois être conservé dans un seul endroit négocié par l’association de personnel académique et être connu de l'agent négociateur et des membres.
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