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Politiques de l'ACPPU

Politique sur le remboursement des dépenses des délégués du Conseil

L’ACPPU rembourse aux associations de personnel académique les frais de déplacement d’un délégué pour assister aux assemblées du Conseil. Les frais remboursables comprennent le déplacement aller-retour par avion, train ou autobus entre la ville d’origine et Ottawa. Les correspondances faites en taxi ou en autobus du domicile à l’aéroport, à la gare ou au terminus ou de cet endroit au lieu de l’assemblée du Conseil ne sont pas remboursés.

1.1 Avion
Il faut réserver les billets d’avion par l’entremise de l’agence de voyage de l’ACPPU, W.E. Travel Services Ltd. Les frais seront directement portés au compte de l’ACPPU qui les paiera.

Dans des circonstances extraordinaires, notamment lorsqu’un délégué combine l’assemblée du Conseil et des affaires universitaires, et avec l’accord préalable de l’ACPPU, les billets d’avion (ou une portion au prorata) seront remboursés à l’association.

1.2 Train ou autobus
Les délégués s’occupent de faire leurs réservations de train ou d’autobus et soumettent à l’ACPPU leur demande de remboursement par l’intermédiaire de l’association.

1.3 Automobile
Par l’intermédiaire de l’association, l’ACPPU remboursera les délégués qui utiliseront leur voiture personnelle en fonction du taux de kilométrage. Le montant du remboursement des frais de kilométrage ne dépasse pas le tarif aérien le moins cher disponible au moment de l’assemblée.

1.4 Assurance accidents de voyage
L’ACPPU dispose d’une assurance générale contre les accidents de voyage qui protège les personnes devant se déplacer pour mener les affaires de l’ACPPU, jusqu’à concurrence de 100 000 $ par personne par sinistre, selon la gravité de la réclamation.

1.5 Annulation de voyage
Si un délégué a réservé des billets d’avion par l’intermédiaire de l’agence de voyage de l’ACPPU et ne peut, par la suite, assister à l’assemblée du Conseil, les modalités ci-dessous s’appliquent donc :

a)    Dans le cas (a) d’un état médical d’urgence touchant le délégué ou un membre de sa famille immédiate et nécessitant les soins d’un médecin ou une hospitalisation, ou (2) de la mort d’un membre de la famille immédiate, l’ACPPU assumera le coût du billet à la réception d’une lettre du médecin ou de l’hôpital;

b)    Si le délégué doit rentrer chez lui hâtivement pour les motifs mentionnés au paragraphe 1.5 (a), et doit modifier son itinéraire de voyage, l’ACPPU assumera le coût de la modification du tarif si le changement d’itinéraire est effectué par l’intermédiaire de son agence de voyage;

c)    Dans le cas d’une annulation ou d’un changement d’itinéraire pour un autre motif (par ex. la tâche ou des raisons personnelles), l’ACPPU facturera à l’association le coût du billet.

2.0 Hébergement et indemnités quotidiennes
L’ACPPU paiera le coût de la chambre d’hôtel et les dépenses quotidiennes au taux approuvé pour chaque journée de l’activité, sous réserve des conditions suivantes :

a)    Pour une assemblée du Conseil commençant le jeudi et se terminant le dimanche à midi, au plus quatre soirs d’hébergement et quatre jours d’indemnités quotidiennes.

b)    Pour une assemblée du Conseil commençant le vendredi et se terminant le dimanche à midi, au plus trois soirs d’hébergement et trois jours d’indemnités quotidiennes.

c)    Le coût total de l’hébergement et des indemnités quotidiennes pour le nombre de jours à l’assemblée sera réduit de 1 $ par membre, par jour, en fonction du nombre de membres pour lesquels l’association de personnel académique a payé au cours du mois précédant l’assemblée du Conseil.