CAUT | ACPPU
Association canadienne des professeures et professeurs d'université
Politiques de l'ACPPU
Énoncé de principes sur les dossiers personnels
L'employeur et l'association du corps universitaire négocient une entente sur le contenu et l'utilisation des dossiers personnels servant à la prise de décisions relatives à la carrière des membres du corps universitaire. Cette entente devrait comprendre les points suivants :
1. Il faudrait préciser l'endroit où les dossiers sont conservés. Il faudrait permettre l'accès à la consultation d'un dossier seulement pour toutes les décisions relatives au statut universitaire des membres du corps universitaire.
2. Les ordinateurs des universités sont susceptibles de contenir des renseignements supplémentaires pour la liste de paie, les régimes de retraite et les avantages sociaux . Il importe d'assurer la sécurité de ces dossiers et de les mettre à l'abri des pirates d'ordinateurs et autres utilisateurs non autorisés.
3. Les renseignements contenus dans les dossiers personnels sont confidentiels et seules les personnes autorisées peuvent les consulter sur justification. Une personne ou un comité qui, en application de la convention collective, peut avoir accès aux renseignements contenus dans les dossiers personnels est lié par les règles habituelles de confidentialité.
4. Les membres du corps universitaire et leur représentant dûment nommé ont le droit d'examiner tous les documents classés dans leur dossier et d'en obtenir des copies. Les représentants dûment nommés de l'association du corps universitaire ont accès aux renseignements contenus dans les dossiers personnels pour l'administration de la convention collective ou du guide des membres du corps universitaire.
5. Les membres du corps universitaire ont le droit d'examiner et de corriger les erreurs relevées dans leurs dossier et d'y ajouter des documents pertinents. Les documents périmés ou non pertinents sont retirés.
6. Aucun document anonyme n'est conservé dans le dossier. Les exceptions, telles des statistiques autorisées venant de sondages d'étudiants ou d'enquêtes statistiques globales approuvées par l'association du corps universitaire, sont négociées et assujetties à une entente entre les parties.
7. Les plaintes ou les allégations pouvant découler de l'imposition de mesures disciplinaires sont traitées en temps utile. Si le doyen ou l'autorité désignée choisit de ne pas enquêter, toutes les plaintes ou les allégations sont alors retirées du dossier. Si le doyen ou l'autorité désignée entreprend une enquête qui ne se conclut pas par une sanction disciplinaire, tous les documents afférents à l'enquête et les plaintes ou les allégations sur lesquelles elle se fondait sont retirées du dossier. Si une mesure disciplinaire est imposée à la suite de l'enquête, les documents afférents et les plaintes ou les allégations sur lesquelles elle se fondait sont retirées du dossier après une période suffisante pendant laquelle aucune autre sanction n'a été imposée.
8. La personne ou le comité tenu de formuler des recommandations ou de prendre une décision relative au renouvellement d'un contrat, à la permanence, à une promotion ou à une mesure disciplinaire a accès aux renseignements pertinents contenus dans le dossier personnel et se fonde sur ces renseignements pour formuler ses recommandations ou prendre une décision. Une diligence raisonnable est exercée pour assurer la protection de l'identité des personnes ayant fourni des renseignements sous le sceau du secret. Il est entendu que le dossier est divulgué en entier si l'affaire fait l'objet d'un grief ou est amenée à l'arbitrage.
9. L'entente garantit que le contenu du dossier ne peut être mis à la disposition de tiers sauf dans les cas suivants :
a) les procédures de règlement de griefs et d'arbitrage;
b) à la demande de la personne;
c) sous réserve de la loi.
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