L'ACPPU rembourse aux membres élus des comités de l'ACPPU les frais de déplacement et d'hébergement engagés pour assister aux réunions des comités. Les frais remboursables comprennent les déplacements en avion, en train, en autobus ou en automobile de la ville d'origine au lieu de la réunion et le retour, les transferts en taxi ou en autobus, du domicile à l’aéroport ou de l’aéroport au lieu de la réunion, l'hébergement à l'hôtel et une indemnité journalière pour chaque jour de la réunion. Les membres qui voyagent dans le cadre de leurs fonctions au sein de l'ACPPU doivent utiliser des transporteurs aériens syndiqués et loger dans des hôtels syndiqués, à moins qu'il n'y ait pas d'autre option.

Dans le but de réduire les émissions de carbone qui contribuent aux changements climatiques, les membres des comités devraient réserver, dans la mesure du possible, des vols directs et des vols à bord d'avions à faible consommation de carburant. Les membres qui voyagent dans un rayon de 300 kilomètres d'Ottawa sont encouragés à utiliser le train, l'autobus, les transports en commun ou le covoiturage.

1.1
Déplacement par avion
Les billets d'avion doivent être réservés par l’entremise de l’agence de voyage de l'ACPPU, Corporate Traveller à Ottawa. Les frais sont directement portés au compte de l’ACPPU et payés par l’ACPPU. Les membres sont responsables des frais et des coûts supplémentaires encourus s'ils demandent des modifications aux réservations de voyage, sauf dans les situations d'urgence et sous réserve de l’approbation du directeur général.

Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu'un membre d'un comité se déplace pour participer à une réunion de l'ACPPU et s’occuper d’affaires universitaires ou collégiales, et avec l'approbation préalable de l'ACPPU, le transport aérien peut être payé par l'université ou le collège et une portion proportionnelle peut être réclamée à l'ACPPU à des fins de remboursement.

1.2
Déplacement par train ou autobus
Les membres des comités s'occupent de faire leurs réservations de train ou d’autobus et soumettent leur demande de remboursement à l'ACPPU.

1.3
Déplacement par automobile
L'ACPPU rembourse les membres des comités qui utilisent leur voiture personnelle en fonction du taux de kilométrage approuvé. Le montant du remboursement des frais de kilométrage ne dépasse pas le tarif aérien le moins cher disponible au moment de la réunion.

1.4
Assurance accidents de voyage
L'ACPPU souscrit une assurance générale contre les accidents de voyage, qui protège les personnes devant se déplacer pour les affaires de l'ACPPU, jusqu'à concurrence de 100 000 $ par personne et par sinistre, selon l’importance de la réclamation.

2
Hébergement à l’hôtel
Le personnel administratif de chaque comité s’occupe de faire les réservations d’hôtel pour les membres qui assistent aux réunions du comité. Dans le cas où il vous faut modifier ou annuler vos réservations, vous devez communiquer avec le personnel administratif de votre comité. Tous les frais d’hébergement à l’hôtel sont centralisés et payés directement par l’ACPPU. Au moment de régler la note, le membre du comité doit acquitter les frais accessoires et les frais divers tels que le service à l’étage, le blanchissage, la location de films et les appels téléphoniques. Toutefois, si l'hôtel facture l'accès à Internet, l'ACPPU remboursera ces frais aux membres du comité.

Si, lorsque vous assistez à une réunion de comité, vous logez chez des parents ou des amis, l’ACPPU vous rembourse jusqu’à la moitié du tarif applicable de la chambre d’hôtel pour chaque jour de la durée de la réunion.

3
Indemnités quotidiennes
L’ACPPU rembourse le coût des repas et des frais accessoires au taux quotidien approuvé. Ce taux couvre le petit déjeuner, le déjeuner, le dîner et les frais accessoires.

4
Garde des personnes à charge
Les membres des comités peuvent demander le remboursement des frais qu’ils doivent engager pour assurer, à leur place, la garde des personnes à charge qui dépendent principalement d’eux pour leurs soins personnels. La notification de ces arrangements, y compris une estimation des frais, doit être adressée au bureau de l'ACPPU au moins deux semaines avant le début de l'évènement, au moyen du formulaire distribué avec les documents de la réunion.

5
Demande de remboursement
Toutes les demandes de remboursement doivent être soumises dans les 30 jours suivant la réunion par courrier électronique à travelclaims@caut.ca. Les formulaires de demande de remboursement seront envoyés aux participantes et participants par courrier électronique après les évènements.

Il est à noter que, même si vous devez réserver vos billets d’avion directement auprès de l’agence de voyage de l’ACPPU, vous devez quand même inscrire le coût du transport aérien sur le formulaire de demande et puis déduire ce montant au bas du formulaire sous BILLET PAYÉ D’AVANCE. Cette opération permettra au personnel de comptabilité de retracer les dépenses relatives à une réunion particulière.

Approuvée par le Conseil de l’ACPPU en mai 2015;
Modifications de formes apportées en avril 2021;
Modifications de formes apportées en août 2023;
Modifications de formes apportées en février 2024.